2008-03-05

溝通祕技/做好工作回報,讓上司信賴又安心

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溝通祕技/做好工作回報,讓上司信賴又安心

撰文/鄭君仲
文章來源《經理人月刊》3月號

對於上司交代的工作,許多人往往只懂得依照指示去做,卻忽略了另一件重要的事,就是將工作的成果、進度回報上去。日本經營之神松下幸之助的前機要秘書、PHP研究所總裁江口克彥強調,簡單的工作回報似乎沒什麼大不了,但這不起眼的舉動,卻能讓自己得到信賴、受到重視,因為職位愈高的人,通常愈忙碌,如果能適時向上司簡潔扼要地回報工作狀況,那麼上司就會感到安心,信任感也會因此產生。

江口克彥指出,進行工作回報時,有3項要點必須注意:

1.先從結論報告

在回報工作時,要從結論切入,先告知結果,再說明對方回覆的原因。因為聽取報告的一方,最關心的就是對方的答覆,如果上司一開始就先知道最後的答案,就可以在聽取說明的過程中,一面在腦中思考對策,擬定後續戰略。

2.盡可能詳細清楚

在時間允許的範圍內,即使是最細微的事情,也應該儘可能詳細說明。如此可讓上司在聽取回報的過程中,從中掌握對方回應中的細微差異,藉此判斷出是否還有進一步的交涉餘地。此外,如果先獲得部屬詳細的報告,則上司也可在下次與對方見面時,做好充分的事前準備。

3.工作的進度也要儘量報告

一旦把工作交代下去,上司多少都會掛心部屬工作的進度。就算執行得很順利,如果能站在上司的立場,讓上司知道目前的工作進度,就能給予上司「安定感」,而不會將時間浪費在無謂的操心上。

(取材自《嶄露頭角的成功法則》,天下出版。)

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